Hoe een goede briefing zorgt voor betere samenwerking

Begin de briefing met de aanleiding voor het project: waarom is deze opdracht juist nu nodig? Dit geeft context en helpt om het ‘waarom’ achter de investering te begrijpen. Gaat het om een compleet nieuw platform, een doorontwikkeling van een bestaande omgeving, of een visueel (her-)ontwerp? Een duidelijke aanleiding geeft betekenis aan de opdracht en helpt om gerichter keuzes te maken in de aanpak.

• Reden voor het project: Noem factoren zoals een nieuwe koers, veranderende technologische eisen, of de uitbreiding met een nieuwe dienst.
• Knelpunten of kansen: Wat werkt in de huidige omgeving niet meer, bijvoorbeeld verouderde functionaliteit, beperkte schaalbaarheid, of lage gebruikerstevredenheid? Voor een nieuw project: welke kansen zijn er, zoals het bereiken van een bredere doelgroep of het verbeteren van de gebruikerservaring?

Aanlevertip: Deel strategische documenten, zoals een visiedocument of strategisch plan. Dit helpt om de bredere context en ambities van de organisatie te begrijpen.

Doelen vormen de kern van het project en geven richting aan alle keuzes die in het proces gemaakt worden. Een duidelijk omschreven doel maakt helder wat het eindresultaat moet zijn, en concrete KPI’s bieden handvatten om de voortgang te meten. Denk aan hoofddoelen zoals naamsbekendheid vergroten, nieuwe leden werven, of de betrokkenheid van je doelgroep verhogen.

• Hoofddoel en succescriteria: Wat wil je met het digitale project bereiken? Denk aan doelen zoals het versterken van de merkbekendheid, het aantrekken van nieuwe donateurs of vrijwilligers, of het verhogen van de betrokkenheid bij je missie.
• Conversiedoelen en KPI’s: Definieer de belangrijkste conversiedoelen, zoals inschrijvingen, informatieaanvragen of deelname aan campagnes. Voeg daarnaast KPI’s toe die het succes meten, bijvoorbeeld het aantal nieuwe aanmeldingen, terugkerende bezoekers of betrokkenheid bij specifieke acties. Zowel conversiedoelen als KPI’s helpen om de voortgang van het project te monitoren en zorgen ervoor dat de focus gericht blijft op de gewenste resultaten.

Aanlevertip: Deel KPI’s, eerdere doelen en resultaten, zodat wij kunnen inschatten of een uitgebreide discoveryfase nodig is en beter begrijpen waar het project aan moet bijdragen.

Een duidelijk beeld van de doelgroep helpt ons om een voorstel te ontwikkelen dat aansluit op de belangrijkste behoeften en verwachtingen van je publiek. Omschrijf de kenmerken van de doelgroep, zoals leeftijdsgroep, locatie en eventuele specifieke voorkeuren. Benoem daarnaast kort de marktpositie van je organisatie en wat jullie onderscheidt van concurrenten.

• Primaire en secundaire doelgroepen: Beschrijf demografische kenmerken, behoeften en interesses.
• Marktpositie: Wat is je huidige positie in de markt, en hoe wil je dat de nieuwe omgeving hieraan bijdraagt?
• Concurrentie en inspiratie: Noem inspirerende voorbeelden of concurrenten en licht toe wat aantrekkelijk is aan hun benadering.

Aanlevertip: Lever klantonderzoek of marktonderzoek aan voor een volledig beeld van de doelgroep en marktpositie.

De visuele stijl en huisstijl zijn bepalend voor de uitstraling van elk digitaal project. Door vooraf helder aan te geven welke visuele elementen belangrijk zijn, zorg je ervoor dat het ontwerp goed aansluit bij de identiteit van je organisatie.

• Huisstijlgids of merkdocumentatie: Geef aan of er een bestaande huisstijlgids, logobestanden of merkdocumentatie beschikbaar is. Dit zorgt ervoor dat de visuele elementen consistent blijven met de merkidentiteit.
• Voorkeursstijl: Omschrijf de gewenste uitstraling zo concreet mogelijk. Denk hierbij aan specifieke kleuren, lettertypen en beeldgebruik. Voeg waar mogelijk ook voorbeelden van andere omgevingen toe die goed weergeven wat je voor ogen hebt. Dit helpt om de stijlvoorkeuren duidelijk te maken.

Aanlevertip: Indien beschikbaar, deel huisstijlgidsen, logobestanden en voorbeelden van omgevingen die aansluiten bij de gewenste stijl. Zo krijgen we inzicht in de wensen en kunnen we beter inschatten hoe we deze meenemen in het plan van aanpak.

Content speelt een cruciale rol in je digitale omgeving en zorgt voor sterke interactie met de doelgroep. Een goede contentstrategie zorgt voor een consistente, aantrekkelijke boodschap en ondersteunt je doelen.

• Contentcreatie: Is er voldoende capaciteit om doorlopend content te produceren? Wordt dit intern opgepakt, of is er hulp van buitenaf nodig?
• Contentbron: Komt de content van een bestaande site, of wordt alles opnieuw ontwikkeld? Geef ook aan in welke vorm de bestaande content eventueel moet worden gemigreerd.
• Beeldmateriaal: Geef aan of er een beeldbank beschikbaar is of dat nieuw beeldmateriaal nodig is.
• Contentoptimalisatie: Benoem of er SEO-onderzoek is gedaan naar populaire content, vooral als vindbaarheid belangrijk is.

Aanlevertip: Bij een bestaande omgeving kan een overzicht van contentstructuren of sitemaps helpen om het voorstel beter op de contentbehoeften af te stemmen. Voor een nieuw project kan een lijst met wensen en voorbeeldcontent waardevol zijn om richting te geven.

Functionaliteit speelt een belangrijke rol in een digitale omgeving. Een duidelijk overzicht van de benodigde functies helpt om de omgeving goed aan te laten sluiten op de gebruiksbehoeften en voorkomt dat onverwachte wensen het proces vertragen.

• Basisfunctionaliteiten: Denk aan standaardfuncties zoals gebruikersregistratie, zoekfunctionaliteit en contactformulieren.
• Specifieke functionaliteiten: Bepaal unieke functies die de gebruikerservaring versterken, zoals een stap-voor-stap configurator, interactieve kaarten of een gepersonaliseerde gebruikersomgeving.

Aanlevertip: Voorbeelden van andere omgevingen die de gewenste functionaliteiten goed weergeven, helpen ons om de verwachtingen beter te begrijpen.

De technische vereisten zijn van groot belang voor het platform. Door de benodigde koppelingen met andere systemen duidelijk te omschrijven, kan een goed integratieplan worden opgesteld.

• Externe systemen en integraties: Specificeer systemen die gekoppeld moeten worden, zoals een klantrelatiebeheersysteem (CRM), een betaalplatform of payment service provider (PSP), of e-mailmarketingsoftware.
• CMS-voorkeur: Geef aan of er voorkeuren of eisen zijn voor een CMS.
• Technische requirements en certificeringen: Specificeer of er certificeringen vereist zijn, zoals ISO 9001 of ISO 27001, om het project te laten voldoen aan kwaliteits- en veiligheidsstandaarden.

Aanlevertip: Indien er een bestaande omgeving is, deel een overzicht van de gebruikte systemen. Dit helpt ons om de technische integratie in het voorstel goed in te schatten.

Een toegankelijke digitale omgeving is essentieel om niemand uit te sluiten, zeker wanneer je een brede of diverse doelgroep hebt. Afhankelijk van de behoeften van jouw gebruikers kan het belangrijk zijn om toegankelijkheidsstandaarden op te nemen.

• Toegankelijkheidsniveau (WCAG): Geef aan welk WCAG-niveau je minimaal wil aanhouden (bijv. WCAG 2.1 AA), vooral relevant voor organisaties met een brede doelgroep.
• Specifieke eisen voor de doelgroep: Zijn er specifieke toegankelijkheidsvereisten, zoals voor mensen met een visuele of motorische beperking?

Aanlevertip: Deel, indien aanwezig, toegankelijkheidsrichtlijnen of eerdere onderzoeken, zodat wij in het voorstel rekening kunnen houden met de toegankelijkheidseisen.

Een veilige digitale omgeving beschermt gebruikersdata en voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Het is belangrijk dat de beveiliging structureel gewaarborgd is en kan worden afgestemd op specifieke eisen binnen jouw organisatie.

• Gegevensbeveiliging: Beschrijf specifieke beveiligingseisen, zoals toegangsbeleid, dataversleuteling (encryptie) en andere maatregelen die nodig zijn om data te beschermen.
• Privacybeleid en AVG: Geef aan hoe de omgeving moet voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), bijvoorbeeld door te verduidelijken welke persoonsgegevens er worden verwerkt en wat de bron van deze gegevens is.
• Periodieke audits: Bepaal of er behoefte is aan regelmatige beveiligingsaudits of penetratietesten (pen-tests) om de veiligheid van de omgeving structureel te waarborgen.

Aanlevertip: Stel het privacybeleid en andere relevante documentatie beschikbaar, zodat deze direct kunnen worden meegenomen in het beveiligingsplan.

Duurzaamheid wordt voor steeds meer organisaties een prioriteit. Leg vast hoe het platform moet bijdragen aan bredere duurzaamheidsdoelen. Door te kiezen voor duurzame designprincipes en hosting wordt de ecologische impact verkleind.

• Duurzame designkeuzes: Geef aan of de designkeuzes moeten bijdragen aan een kleinere ecologische voetafdruk, bijvoorbeeld door optimalisaties voor snellere laadtijden.
• Milieubewuste hosting: Is groene hosting vereist?

Aanlevertip: Geef, indien relevant, het duurzaamheidsbeleid door.

Het budget zet de grenzen voor het project en maakt het mogelijk om keuzes te maken die aansluiten op de doelstellingen. Transparantie over het budget helpt ons de beschikbare middelen optimaal in te zetten en maakt het eenvoudiger om verschillende voorstellen op kwaliteit te beoordelen.

• Beschikbaar budget: Geef een indicatie van het totale budget en eventuele reserveringen voor onderhoud of doorontwikkeling. Houd ook rekening met doorlopende kosten zoals kosten voor SaaS-abonnementen, hosting en Service Level Agreements (SLA’s).
• Projectomvang: Omschrijf of het project gaat om een volledig nieuwe digitale omgeving, een uitbreiding van een bestaande omgeving, of bijvoorbeeld alleen een visueel ontwerp.

Een goede planning zorgt ervoor dat verwachtingen helder zijn en het project op schema blijft. Door mijlpalen en deadlines te specificeren kunnen we een realistische planning opstellen en worden alle betrokkenen tijdig geïnformeerd.

• Projecttijdlijn en mijlpalen: Omschrijf de tijdslijn en kritieke deadlines, zodat wij belangrijke momenten goed kunnen afstemmen.
• Belangrijke feedbackmomenten: Benoem cruciale momenten voor feedback en input van stakeholders, zoals conceptpresentatie, testfase of oplevering. Dit zorgt ervoor dat zij betrokken blijven en het project soepel verloopt.
• Deadline flexibiliteit: Geef aan of er vaste deadlines zijn, bijvoorbeeld in verband met een evenement, of dat er ruimte is voor aanpassingen.

Een helder besluitvormingsproces helpt om verwachtingen tussen alle partijen af te stemmen en zorgt ervoor dat keuzes goed worden afgewogen. Dit bevordert een transparante en eerlijke samenwerking, zodat alle partijen duidelijkheid hebben over de prioriteiten en de criteria waarop de uiteindelijke selectie zal worden gebaseerd.

• Aantal partijen en selectiecriteria: Geef aan hoeveel partijen een voorstel uitbrengen en welke criteria belangrijk zijn bij de beoordeling van de voorstellen, zoals prijs, technische expertise of creativiteit.
• Stakeholderoverzicht: Specificeer de belangrijkste stakeholders die bij het project betrokken zijn, zoals projectmanagers, afdelingshoofden of externe partners, en hun rol bij beslismomenten. Dit helpt om verwachtingen af te stemmen en bevordert een gestroomlijnde communicatie.
• Duur van het besluitvormingsproces: Beschrijf de verwachte doorlooptijd van het besluitvormingsproces en eventuele goedkeuringsrondes.

Een doordachte briefing is het fundament voor elk digitaal project. Door doelen, doelgroep, technische eisen en planning helder uiteen te zetten, zorgen we ervoor dat alle betrokken partijen vanaf het begin op dezelfde lijn zitten. Dit voorkomt misverstanden, maakt de samenwerking efficiënter en vergroot de kans op een eindresultaat dat volledig aan de verwachtingen voldoet. Met een goede briefing leg je niet alleen de basis voor een succesvol project, maar ook voor een langdurige en vruchtbare samenwerking.

Hoewel dit artikel veelomvattend lijkt, is elke stap richting een heldere briefing al waardevol. Het is begrijpelijk dat niet altijd op elk onderdeel een volledig antwoord beschikbaar is. In dat geval kunnen we de briefing samen verder uitwerken, zodat er altijd een sterk startpunt ligt voor een gericht en haalbaar projectplan.